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Política de tratamiento de datos

CORPORACION VALLENPAZ
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Corporación VallenPaz, identificada con NIT No. 805.016.117-3, domiciliada en Cali,

(en adelante la “Corporación”), con dirección Carrera 5 N° 12 – 16 Piso 3 Edificio Suramericana, dirección electrónica vallenpaz@vallenpaz.org.co, y teléfono (+57-2) 8821933, reconociendo el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales consagrados en la Constitución Política al respecto, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma normatividad; pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados en cualquier medio por la Corporación la presente Política de Tratamiento de la Información (la “Política”), en estricto cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en la materia.

MARCO LEGAL

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, conocido como el Régimen General de Protección de Datos, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por la cual se reglamentan parcialmente la Ley 1581 de 2012, son las normatividades que dentro del ordenamiento jurídico regulan aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de la Información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.

OBJETO

El objeto principal de este documento es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales de la Corporación, y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a la Corporación, la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Corporación, y los derechos que les asisten, como el de Habeas Data, información, entre otros, y así mismo, los mecanismos dispuestos por la Corporación para dar cumplimiento efectivo a los derechos, con el fin de proteger la información por ellos brindada por cualquier medio y en cualquiera de sus formas de almacenamiento, ya sea de manera virtual, telefónica y/o presencial y que se encuentre consignada en la base de datos de la empresa. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todos los Titulares de Datos Personales de la Corporación.

OBLIGATORIEDAD

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento por parte de los empleados de la Corporación en el desarrollo de sus funciones, los contratistas y terceros que puedan eventualmente obrar en nombre de la Corporación so pena de las sanciones aplicables a cada caso en concreto.

DEFINICIONES
• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para

llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  • Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto deTratamiento.
  • Dato personal: Se refiere a cualquier información vinculada o que puedaasociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el Dato Personal definido de tal forma por los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,gacetas y boletines oficiales.
  • Dato Sensible: Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyoindebido uso puede generar su discriminación, tales como los referentes al origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas, la afiliación sindical u otra organización social, así como los referidos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
  • Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de la presente Política, la Corporación será la responsable del tratamiento.
  • Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Para efectos de la presente Política, serán Titulares los clientes, proveedores, empleados, asociados, prestadores del servicio, beneficiarios, donantes y en general, cualquier persona natural que de manera directa o indirecta tenga relación con la Corporación y de la cual que se tenga información.
  • Tratamiento de datos personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
  • Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.PRINCIPIOS
  • Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Corporación, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Corporación, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.AUTORIZACIÓN

    Todo Tratamiento que la Corporación como Responsable realice sobre los datos personales deberá contar con la Autorización previa, expresa e informada por parte del Titular. Tales Autorizaciones reposaran en los medios idóneos para su consulta posterior.

    Para el efecto, el Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas,

niños y adolescentes.

  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    El tratamiento de la información y los datos personales de los Titulares que maneje la Corporación se harán conforme a los postulados de la Constitución Política de Colombia y a los lineamientos trazados por las normas al caso. Así mismo, se someterá a las siguientes finalidades:

  • Facilitar los fines comerciales, corporativos, laborales, tributarios y contables de la Corporación.
  • Cumplir con los procesos administrativos internos para el manejo de contratistas y proveedores de la Corporación, y demás fines operativos de la Corporación.
  • Cumplir con los procesos administrativos internos para el manejo de asociados de la Corporación, y demás fines operativos de la Corporación.
  • Cumplir con la prestación de los servicios contratados por los financiadores y donantes de la Corporación enmarcados en el objeto social y de acuerdo a las solicitudes y necesidades de los financiadores y donantes.
  • Realizar las actividades necesarias como Corporación sin ánimo de lucro para propender por el desarrollo y la paz de Colombia particularmente en lo atinente a la población rural en condiciones de vulnerabilidad (comunidades campesinas, desplazados, reinsertados, niños, niñas y adolescentes)
  • Almacenar los datos de la población rural en condiciones de vulnerabilidad (comunidades campesinas, desplazados, reinsertados, niños, niñas y adolescentes) y utilizarla en la presentación de informes al financiador del proyecto
  • Cumplir con las demás finalidades que permitan el desarrollo de las actividades, funciones y operaciones comprendidas dentro del objeto social de la Corporación y las otorgadas por la ley.DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

    Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son los derechos de los Titulares de los datos personales:
    a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Corporación. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

    b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Corporación, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    c) Ser informado por la Corporación, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o

complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Solicitar el acceso en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.
La Corporación y los demás responsables del Tratamiento deberán cumplir los

siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención

de consultas y reclamos;

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES

    El Responsable reconoce que los Datos Personales de los niños, niñas y adolecentes como sujetos de especial protección, y los demás Datos Sensibles conforme lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, merecen de una protección reforzada. Por lo anterior, se obliga a:

    • Solicitar previa autorización a quien corresponda para realizar el tratamiento sobre los datos personales.
    • Reforzar la protección de los datos personales y aumentar los niveles de seguridad de los mismos.
    • Realizar el tratamiento de los datos personales cumpliendo con los intereses superiores de los niños, niños y adolescentes.
    • Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niños y adolescentes en el tratamiento que se realice a sus datos personales.RESPONSABLE ANTE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

      La Corporación como responsable del Tratamiento de los Datos Personales, ha delegado de manera directa a su Departamento de Informática como encargado de atender y gestionar los trámites correspondientes a las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos que presenten los Titulares clasificados como Beneficiarios, empleados y asociados. El Departamento de Informática de la Corporación actuará siempre conforme a la Política y la ley.

      Así mismo, ha delegado de manera directa a su Departamento Administrativo y Financiero como responsable de atender y gestionar los trámites correspondientes a las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos que presenten los Titulares clasificados como Proveedores y Financiadores. El Departamento Administrativo y Financiero de la Corporación actuará siempre conforme a la Política y la ley.

      PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

      Las consultas o reclamos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato, y/o revocar la autorización deberán ser presentadas por el Titular de la información, causahabientes, el representante y/o apoderado, los representantes de menores de edad Titulares, y por quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro. En razón de lo anterior, la Corporación se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que existan para ello.

La Corporación pondrá a disposición del Titular o quien haga sus veces, el siguiente correo electrónico, exclusivamente para radicar la consulta y/o el reclamo que se pretende interponer ante el Responsable del tratamiento de la información y los Datos Personales: misdatos@vallenpaz.org.co A través del anterior canal de atención, la Corporación guardará prueba de la consulta y su respuesta. Así mismo atenderá en sus oficinas ubicadas en la Carrera 5 N° 12 16 piso 3 Edificio Suramericana de Cali.

Consultas. Los Titulares o quienes se encuentren legalmente autorizados podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. La Corporación deberá suministrar a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por la Corporación anteriormente descrito, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
De presentarse la consulta por quien está legalmente autorizado para ello, el Informática y/o el Departamento Administrativo y Financiero dependiendo del Titular de que se trate, la atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio al que fue utilizado por el Titular para presentar su consulta.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Reclamos. El Titular o quien se encuentre legalmente autorizado, que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante la Corporación.

Con la presentación del reclamo ante el medio habilitado para ello, deberá incluirse los datos de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, lo que se pretende con la presentación del reclamo, la dirección, y los documentos que se quieren hacer valer. De resultar el reclamo incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio al que fue utilizado por el Titular para presentar su consulta.

Requisito de procedibilidad. El Titular o quien se encuentre legalmente autorizado,

podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Corporación
VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 09 de noviembre de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos en la Base de Datos de la Corporación, se mantendrán en ella, durante el tiempo que sea necesario según las necesidades para los cuales fueron recolectados por la Corporación.